Bút toán khóa sổ là bút toán được thực hiện vào cuối kì kế toán, liên quan đến việc chuyển dữ liệu từ tài khoản tạm thời trên báo cáo thu nhập sang tài khoản vĩnh viễn trên bảng cân đối kế toán.
Cũng tương tự như cá loại bút toán khác thì bút toán khóa sổ cũng được chia ra thành nhiều loại như sau:
- Bút toán khóa sổ sử dụng để phân bố những khoản được chi trả trước trong thời gian ngắn hay là những khoản được chi trả trước trong thời gian dài hạn, kèm theo đó là có trích ra phần khấu hao về tài sản cố định.
- Bút toán khóa sổ sẽ tập hợp lại những khoản chi phí phát sinh và từ đó sẽ tính toán lại giá thành sao cho hợp lý nhất.
- Bút toán khóa sổ sẽ kiểm kê lại toàn bộ những nguồn tài sản cố định cũng như quỹ tiền mặt và các mặt hàng tồn kho của doanh nghiệp. Từ đó sẽ tiến hành việc đối chiếu với các số phụ ngân hàng và xử lý các vấn đề chênh lệch.
- Bút toán khóa sổ cũng thực hiện việc trích ra những chi phí phát sinh trong suốt 1 năm hoạt động mà chưa có đầy đủ các thông tin về chứng từ hay hóa đơn thanh toán.
- Thực hiện việc đối chiếu với các khoản công nợ và từ đó xem xét về sự chênh lệch và tiến hành xử lý hay điều chỉnh kịp thời để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng như thực hiện khấu trừ công nợ cần thiết.
- Bút toán khóa sổ cũng thực hiện việc lập kế hoạch dự phòng cho các mặt hàng tồn kho của doanh nghiệp, đồng thời dự phòng cho những khoản nợ cần thiết phải thu nhưng lại khó đòi. Bên cạnh đó cũng cần phải dự phòng về đầu tư tài chính kèm theo việc hoàn lại các khoản dự phòng.
Sau khi đã hoàn tất toàn bộ các công việc bút toán khóa sổ thì mọi sổ sách về kế toán sẽ được sử dụng để làm cơ sở cho vấn đề lập ra các báo cáo về tài chính của tổ chức, doanh nghiệp trong các cuộc họp theo tháng, quý, năm.
